Demande d'information
La fonction secrétaire
-
Objectifs
-Identifier son style d’organisation et de gestion du temps -Utiliser au mieux les outils d’organisation -Reconnaître les priorités et gérer l’urgence et l’imprévu -Analyser les compétences requises pour accroître son efficacité personnelle
-
Diplôme
La fonction secrétaire
-
Contenu
Rôles et missions de la secrétaire
-La définition de la fonction, analyse des tâches
-Devoirs, nécessités et qualités
Organisation
-Organisation matérielle de son poste de travail
-Gestion du temps : différencier l’importance, l’urgence et la priorité, gérer les imprévus
-Planification des tâches répétitives et prévisions des tâches régulières
-Les outils d’organisation (fichiers, agendas, répertoires…)
-S’organiser et gérer le temps en équipe
Savoir se fixer des objectifs
-Comment se fixer des objectifs personnels compatibles avec ceux du service, de l’environnement
Communication verbale efficace
-La place de la secrétaire dans les communications internes et externes
-L’accueil : comment accueillir, introduire ou faire patienter un visiteur
-Savoir s’adapter en permanence
-Les différents styles d’autorité
-Le téléphone : vocabulaire et spécificités
S’affirmer avec sérénité
-Recevoir et gérer une critique ou une plainte, savoir dire non, gérer l’impossibilité de répondre à une demande et / ou la faire préciser, expliquer avec précision…
Communication écrite
-Le rôle de la secrétaire face aux écrits de l’établissement
-Le courrier (rédaction et présentation) et autres écrits (comptes-rendus, notes de service…)
Demande d'information
Autre formation en rapport avec administration affaires