Contenu
Conduire efficacement une réunion
CONTENU DU PROGRAMME
Méthode pédagogique :
L’animateur fait le point avec le stagiaire sur ses expériences et ses besoins, puis présente les méthodologies indispensables à l’organisation et au bon déroulement d’une réunion.
Des ateliers permettent d’aborder des situations concrètes où se posent certains problèmes classiques, avant, pendant et lors du suivi des effets de la réunion.
Programme :
Définir les objectifs de la réunion pour en déterminer la forme
Définir le thème et les objectifs de la réunion
Conduire une assemblée pour voter (Assemblée générale annuelle...)
Conduire une séance de brainstorming (remue-méninges) pour trouver des idées, ouvrir le débat créatif
Conduire une réunion de service pour faire une mise au point dans le département, dans l'équipe
Conduire une réunion d'information pour informer un groupe
La réunion festive, corporate, à l'occasion d'un évènement particulier (inauguration de locaux, lancement réussi d'un produit important...)
Conduire une réunion à distance (téléconférence, visioconférence ou vidéoconférence)
D'autres types de réunion
Les rôles de chacun dans la réunion : le décideur (président de séance), le régulateur (animateur), le secrétaire de séance, le présentateur (chargé de faire un apport sur un sujet donné), le participant.
Préparer la réunion
Définir la date et la durée et de la réunion
Définir le plan de la réunion
Qui convier à la réunion ? Comment convoquer les participants ?
Dans quels cas faut-il distribuer des rôles aux participants ? Un animateur, un président de séance, un secrétaire...
Prévoir le matériel qui sera utilisé en salle de réunion
Préparer les documents et supports visuels qui seront utilisés pendant la réunion ou en amont
Mener la réunion avec efficacité
Techniques de prise de parole
Organiser le temps de parole des participants (faire participer chacun, ne pas laisser s'éterniser la réunion)
Faire évoluer la réunion, le déroulement des thèmes, les échanges d'idée
Provoquer et clarifier les prises de décision
Gérer les objections, les hors sujets, les incidents
Tirer mes conclusions de la réunion
Faire le bilan conclusif de la réunion
Rédiger le compte-rendu sous une forme compréhensible pour les personnes non présentes
Noter clairement les actions à mettre en place, avec les délais, pour un suivi éventuel
Organiser la circulation et la transmission des informations
Durée : 2 jours
